RECORD MANAGEMENT (MANAJEMEN ARSIP) DI
RUMAH SAKIT
ENDAH WENING BUDININGRUM
,S.E.,M.M.MSc
DISUSUN
OLEH
NURDIATI
A/RS/IV
AKADEMI MANAJEMEN ADMINISTRASI YOGYAKARTA
PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI
KONSENTRASI MANAJEMEN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT
2015
KATA PENGANTAR
Puji
syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa karena dengan rahmat dan hidayah-Nya
penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Record Management (Manajemen
Arsip) di Rumah Sakit” dengan tepat
waktu.
Penulis menyadari pembuatan makalah
ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan ilmu yang penulis miliki,
untuk itu penulis mengharapkan kritik yang membangun guna memperbaiki pembuatan
makalah selanjutnya.
Penulis juga mengucapkan banyak
terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu, sehingga makalah ini dapat
terselesaikan dengan baik.
Demikian penulis berharap makalah
ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan diri sendiri.
Yogyakarta.
26 Juni 2015
Penulis
DAFTAR
ISI
HALAMAN
JUDUL ............................................................................................... i
KATA
PENGANTAR ............................................................................................ ii
DAFTAR
ISI .......................................................................................................... iii
BAB
I PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang ................................................................................................... 1
2.
Rumusan Masalah .............................................................................................. 2
3. Tujuan
................................................................................................................ 3
BAB
II PEMBAHASAN
A.
Pengertian Record
(Arsip).................................................................................. 4
B.
Pengertian Record
Management (Manajemen Arsip)........................................ 12
C.
Masalah Record
Management (Manajemen Arsip) di Rumah Sakit.................. 12
D. Pengelolaan
Record Management (Manajemen Arsip) di Rumah Sakit............ 13
BAB III
A. Kesimpulan ....................................................................................................... 16
BAB
I
PENDAHULUAN
1)
Latar Belakang
Rumah Sakit
adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan,
dan gawat darurat. Dalam melaksanakan tugasnya masing-masing,
rumah sakit mempunyai pedoman-pedoman khusus sebagai acuan atau pedoman dalam
pelayanan terhadap masyarakat sesuai dengan kondisi dan tipe dari rumah sakit
tersebut. Oleh karena itu diharapkan pelayanan terhadap pasien dapat dilakukan
semaksimal mungkin sehingga meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.
Pengelolaan pelayanan adalah hal yang sangat penting bagi suatu struktur
kerja yang bergerak dibidang pelayanan jasa, khususnya bagi suatu rumah sakit.
Baik atau buruknya sistem pengelolaan pelayanan akan menentukan kualitas suatu rumah
sakit. Rumah sakit yang maju, berkualitas dan terpercaya oleh masyarakat,
tentunya akan menunjukan bahwa sistem pengelolaan pelayanan yang ada di rumah
sakit tersebut baik.
Sebagai salah satu komponen dari rumah sakit memerlukan suatu
pengelolaan pelayanan yang baik untuk menjadi salah satu penunjang medik dalam
membantu menegakkan diagnosa suatu penyakit. Contohnya, pada Instalasi Rekam
Medis, pengarsipan ataupun penyimpanan
hasil diagnosa pasien termasuk hal yang harus dikelola dengan baik. Sebuah
Instalasi Rekam Medis membutuhkan sistem pengarsipan yang teratur, dimana arsip
yang telah disimpan dapat dicari dan ditemukan kembali dengan cepat dan mudah.
Dalam
perkantoran atau Rumah Sakit arsip digunakan untuk membantu dalam penyediaan
informasi. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan
berorganisasi, maka keberadaan arsip di kantor atau rumah sakit benar-benar
dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil
dalam organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data
dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya pada saat kita memerlukanya ,mengingat kembali bahwa arsip sangat lah
penting di dalam sebuah organisasi sehingga arsip juga memerlukan perhatian
yang khusus Jasa
manajemen catatan (RM), juga dikenal sebagai manajemen informasi Rekaman atau
RIM, adalah praktek profesional atau disiplin mengendalikan dan mengatur apa
yang dianggap sebagai catatan yang paling penting dari sebuah organisasi di
seluruh catatan siklus hidup, yang mencakup dari waktu catatan tersebut
dikandung melalui pembuangan akhir mereka. Karya ini termasuk mengidentifikasi,
mengklasifikasi, memprioritaskan, menyimpan, mengamankan, pengarsipan,
melestarikan, mengambil, pelacakan dan menghancurkan catatan.Untuk dapat
mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien
dengan cara memahami masalah apa yang terkandung didalam arsip. Sistem
penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat
diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip
yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari
kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali
sehingga di perlukan penataan yang baik.
Berdasarkan teori tersebut,maka penulis ingin mengkaji lebih lanjut dengan
mengangkat judul Makalah“MANAGEMENTRECORD (MANAJEMEN ARSIP) DI RUMAH SAKIT”.
2) Rumusan
Masalah
Desain sistem dan pengembangan dilakukan untuk
menghilangkan masalah berlebihan, salah dan tidak lengkap data yang meningkat dari
keterbatasan data, yang terutama disebabkan oleh fakta bahwa data di bawah
sistem pencatatan manual yang sebelumnya telah dimasukkan ke buku dan file
kertas dan kemudian disimpan dalam penuh sesak ruang penyimpanan yang membuat
pengambilan catatan arsip hampir tidak mungkin.Berdasarkan latar
belakang di atas, maka penulis menemukan masalah sebagai berikut :
a. Masalah
apa yang sering dihadapi Rumah Sakit dalam sistem record management (manajemen
arsip) ?
b. Bagaimana
mengelola manajemen record (arsip) yang baik bagi suatu Rumah Sakit ?
3) Tujuan
Berdasarkan
rumusan masalah di atas, maka makalah ini memiliki tujuan penulisan yaitu :
a.Untuk mengetahui
masalah apa saja yang sering dihadapi Rumah Sakit dalam manajemen arsipnya
1. Untuk
memberikan solusi bagaimana sistem manajemen arsip yang baik di suatu Rumah
Sakit
2.
Untuk merancang dan
mengembangkan sistem manajemen record (arsip) di Rumah Sakit
3. Untuk menerapkan sistem manajemen
record (arsip) di Rumah Sakit
BAB II
PEMBAHASAN
A .Pengertian
Record (Arsip)
Record
(arsip) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai
“warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan
tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa
yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Atas dasar
pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya :
surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu
penduduk, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya
Ada pun pengertian yang lain tentang menejemen Record adalah sesuatu yang
mewakili bukti Sistem manajemen catatan elektronik .Dokumen Elektronik dan
Catatan Management System (EDRM) adalah sebuah program komputer (atau set
program) yang digunakan untuk melacak dan menyimpan catatan. Istilah ini
dibedakan dari sistem pencitraan dan manajemen dokumen yang mengkhususkan diri
dalam menangkap kertas dan manajemen dokumen masing-masing. Sistem ERM umum
memberikan keamanan khusus dan fungsi audit disesuaikan dengan kebutuhan
catatan manajer.Arsip Nasional dan Administrasi Records (NARA) telah disahkan
Departemen Pertahanan AS standar sebagai "dasar yang memadai dan tepat
untuk mengatasi tantangan dasar pengelolaan catatan dalam lingkungan otomatis
yang semakin mencirikan penciptaan dan penggunaan catatan.Manajemen Arsip dapat
disertifikasi sebagai sesuai dengan DoD 5.015,2-STD setelah verifikasi dari
Joint Interoperabilitas Uji Command yang membangun prosedur uji kasus, menulis
laporan akhir rinci dan ringkasan produk 5.015,2-bersertifikat, dan melakukan
pemeriksaan di lokasi perangkat lunak.
Arsip Nasional
Australia (NAA) menerbitkan Spesifikasi Fungsional untuk Dokumen Elektronik
Sistem Manajemen Software (ERMS), dan Pedoman terkait untuk Mengimplementasikan
Spesifikasi Fungsional untuk Dokumen Elektronik Sistem Manajemen Software,
sebagai konsep eksposur pada bulan Februari 2006.
Arsip Selandia
Baru menerbitkan 'praktek terbaik diskresioner' Elektronik Pencatatan Sistem
Standar (Standard 5) pada bulan Juni 2005, yang dikeluarkan di bawah wewenang
Bagian 27 dari Public Records Act 2005.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun
1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b,
menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain dari pengertian di atas,
arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala
kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan
surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke
luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan,
dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan
Tujuan Pengarsipan :
Menurut Dwiyulia (2012), dalam pengarsipan memiliki beberapa
tujuan sebagai berikut :
a.
Sebagai pusat ingatan dan informasi
jika berkas diperlukan sebagai keterangan.
b.
Memberi data kepada pegawai yang
memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
c.
Memberikan keterangan vital, sesuai
dengan ketentuan perundang-undangan.
d.
Membantu kita untuk membuat
keputusan yang tepat.
e.
Membantu kita dalam berkomunikasi
dengan orang lain.
Jenis Pengarsipan :
Menurut
Bhavati ( 2014), arsip dibedakan menjadi berbagai jenis arsip, baik berdasarkan
bentuk fisik, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat, dan
berdasarkan fungsinya.
a.
Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
1.
Arsip berbentuk lembaran. contoh:
surat, kuitansi, faktur, dll
2.
Arsip tidak berbentuk lembaran atau
arsip elektronik. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll
b. Jenis arsip berdasarkan masalahnya
1.
Financial
record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya kuitansi,
giro, cek.
2.
Inventory
record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merk, ukuran, harga.
3.
Personal
record, arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi,
dll.
4.
Sales
Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan barang.
5.
Production
record, arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan. dll.
c.
Jenis arsip berdasarkan pemiliknya
1.
Lembaga
Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip
Nasional Republik Indonesia). Arsip
Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
2.
Instansi
Pemerintah atau Swasta yang meliputi arsip primer, arsip
sekunder, arsip sentral dan arsip unit.
d. Jenis arsip berdasarkan sifatnya
1. Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan
informasi, contoh surat undangan.
2. Arsip biasa, arsip yang semula penting kemudian tidak berguna lagi
pada saat informasinya sudah berlalu. Contoh: surat lamaran kerja.
3. Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa
yang akan datang. Contoh: surat perjanjian.
4. Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat
pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.
5. Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang
tertentu saja dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.
e. Jenis arsip berdasarkan fungsinya
1. Arsip dinamis,diantaranya
adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun
untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Sistem Pengarsipan :
Menurut Candrawati (2010), Sistem
pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan
sistematis dengan memakai abjad, numerik atau nomor, huruf ataupun kombinasi
huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Berikut adalah penjabaran
dari masing-masing sistem pengarsipan, yaitu :
a.
Sistem
Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem
penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya
dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang,
nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang
dituju (surat keluar).
·
Untuk menentukan arsip
berdasarkan nama atau unit pengisian
peretama (unit 1)perlu menggunankan peraturan tajauk entri,Untuk ini di
sarankan untuk menggunakan tajuk entri utama edisi ke-3 terbitan lembaga ilmu
pengetahuan pada lampiran 1 di muat khusus untuk tajuk entri atau unit pengindesan 1.Setelah
memahami peraturan penentuan utama atau pentuan unit 1 dalam pengajaran contoh.
·
Nama tunggal
Untuk nama tunggal,unit
pengindesan pertama adalah nama itu sendiri.
|
Nama
|
Unit 1
|
Unit 2
|
Unit 3
|
Unit 4
|
Unit 5
|
|
Hernandono soetarjo tamsir
|
Hernandono soetarjo tamsir
|
|
|
|
|
·
Nama ganda
Untuk tersebut di balik susunannya.Bagian
nama terakhir menjadi kata utama atau unit pengindesan 1, di ikuti nama
lain atau inisial kemudian bagian nama selanjutya.Bila nama sama untuk
pembedanya di gunakan lokasi geografis.
|
Nama
|
Unit 1
|
Unit2
|
Unit 3
|
Unit 4
|
Unit 5
|
|
Iswi Hapsari
L.Iswi Hapsari
Luncina iswi Hapsari
Luncina Iswi Hapsari
Lucina Iswi Hapsari
|
Hapsari
Hapsari
Hapsari
Hapsari
Hapsari
|
Iswi
Iswi
Iswi
Iswi
|
L
Lucina
Lucina
Lucina
|
Jakarta
Malang
|
|
b.
Sistem Subjek (Pokok Isi Surat)
Sistem subjek adalah cara
penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok
isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah :
1.
Daftar Indeks adalah daftar yang
memuat seluruh kegiatan yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini
diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah pokok
tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam
pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah
yang lebih kecil disebut sub pembagian pembantu.
2.
Perlengkapan menyimpan surat
a.
Filling
Cabinet
b.
Guide
c.
Folder
d.
Kartu
kendali
3.
Pemberian kode surat.
Kode adalah tanda yang terdiri atas
gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat
dalam Pola Klasifikasi Arsip.
4.
Penyimpanan surat, dengan cara
membaca surat untuk mengetahui isi surat, memberi kode surat, mencatat surat
dalam kartu kendali, menyimpan kartu kendali.
c.
Sistem Nomor (Numeric Filing System)
Sistem Nomor adalah serengkaian angka tertentu yang di
pergunakan untuk memberi tanda urutan pada suatu benda tau hal misalnya nomor
urut faktur,- nomor urut surat keluar atau masuk, nomor urut absensi nomor urut
pendaftaran, nomor rumah dan ssebagainya.tertulis untuk menanyakan suatu
bilangi tertentu s.filing system nomor adalah system pada cara menyusun arsip
dengan mempergukan urutan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya.
1. Macam-macam filling
system nomor
Filling system nomor
di bedakan menjadi dua ,yaitu:
- Sistem numeric
agenda
Penyimpanan arsip
dengan menggunakan nomor agenda dengan menggunakan nomor agenda surat masuk/keluar sebagai
pedoman dalam penyusunannya.
Semua surat akan di
simpan harus di catat terlebih dahulu dalam buku arsip .Buku arsip yang akan di
pergunakan untuk mencatat arsip-arsip yang akan di simpan.Bagian-bagian dalam
buku arsip terdiri dari molom-kolom sebagai berikut.
ü Nomor urut
ü Tanggal surat
ü Tanggal penerimaan
surat
ü Nomor surat
ü Asal /tujua surat
ü Isi surat
ü keterangan
- Sistem nomor
menurut dua nomor terakhir (Terminal Digiit)
Terminal digit filling beraarti
arsip yang di buat dan di terima suatu instansi yang memiliki dua nomor
terakhir yang sama di simpan pada tempat yang sama, untuk menemukan kode
laci,guide dan folder menurut urutan nomor arsip harus di indeks terlebih dahulu
yang di maksut mengindek dalam terminal digit adalah menguraikan kode kode
arsip menjadi tiga unit.Setiap unit terdiri dari dua angka,mulai dari angaka
mulai dari angka kanan (belakang).
Prosedur penyimpanan
arsip menurut terminal digit antara lain:
ü Meneliti arsip arsip
ü Membukukan/mencabut
arsip yang akan di simpan dalam buku arsip
ü Memberikan kode arsip.Kode
yang di ambil dari urutan nomor pada buku arsip.
ü Mengideks kode arsip. Dalam terminal digit
mengideks berarti menguraikan kode arsip menjadi kode.
Contoh cara mengindeks kode arsip :
|
Nomor kode arsip
|
Untit 3
|
Unit 3
|
Unit 4
|
|
7
|
00
|
00
|
07
|
|
10
|
00
|
00
|
10
|
|
117
|
00
|
01
|
17
|
|
2999
|
00
|
29
|
99
|
|
213999
|
21
|
39
|
99
|
d.
Sistem
Geografis atau Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem
penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau
tempat penyimpanan berdasarkan geografi atau wilayah atau kota dari surat
berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat
keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan.
Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau
sistem tanggal.Penyusunan Geografis berguna
untuk :
1. Perusahaan
yang memiliki cabang di berbagai lokasi seperti bank ,asuransi,dan otomotif
2. perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroprasi di propinsi tertentu namun tidak boleh giat
di kawawasan lain.dalam hal demikian berkas arsip dinamis di susun menurut
propinsi propinsi tempat perusahaan beropererasi.
3. Perusan utilitas semacam
perusahaan gas,listrik,air,telpon di mana dan nomor jalan merupan hal penting bila
timbul masalah ,misalnya listrik mati atau gas bocor…
4. Perusahaan pengembang (developer),Real
estate yang memiliki dafta tanah dan bangunanan yang
di susun daerah.
5. Penjual melalui pos,penerbitan,toko buku,pedagang kelas yang menggunakan
jasa pos serta memaskannya menurut ancangan geografis.
e.
Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis
yang berdasarkan urutan peristiwa atau kejadian.
Tatacara Penyusunan
Arsip
Menurut Suryawan (2013), penyusunan arsip
dibedakan menjadi penyusunan sentralisasi, penyusunan desentralisasi dan penyusunan
gabungan. Dari ketiga tatacara penyusunan arsip tersebut akan dijabarkan
sebagai berikut :
a.
Sistem
Penyimpanan Sentralisasi
Sistem
penyimpanana sentralisasi adalah Pemusatan pengurusanataupengelolaan arsip yang ada di dalam organisasi.Dalam hal ini, Suatu organisasi
yang menerapkan sentralisasi memiliki satu unit kearsipan yang mempunyai fungsi
membuat kebijakan sekaligus melaksanakan tugas pengurusan arsip untuk kebutuhan
seluruh unsur unit kerja organisasi.
Keuntungan Sentralisasi :
1.
Memberikan prosedur yang konsisten.
2.
Jelas penanggungjawabnya.
3.
Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara
bersama.
4.
Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua
unit kerja atau departemen.
5.
Meminimalkan duplikasi arsip aktif.
6.
Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia
secara lebih baik.
7.
Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip
aktif.
8.
Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan
Kelemahan Sentralisasi :
Sentralisasi pada
organisasi yang besar akan dihadapkan pada masalah keterlambatan penanganan
arsip aktif, yang justru berakibat pada in efisiensi dan in efektifitas.
b.
SistemPenyimpananDesentralisasi
Desentralisasi
menunjukkan pendistribusian wewenang penyelenggaraan kegiatan kearsipan kepada
setiap unit kerja dalam suatu organisasi.
Keuntungan Desentralisasi :
1.
Mudah memperoleh surat atau warkat
yang diperlukan
2.
Waktu dan tenaga lebih hemat karena
ada dilokasi unit atau bagian
3.
Sistem dan metode dapat disesuaikan
dengan kegiatan masing-masing.
Kelemahan Desentrasilasi :
1.
Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan
2.
Pemborosan biaya dan perlengkapan
3.
Pengawasan secara keseluruhan dari
pimpinan lebih lanjut
4.
Kemungkinan terdapat kesamaan arsip
karena tiap unit atau bagian memiliki arsip tersendiri.
c.
SistemPenyimpananKombinasi atau
Gabungan
Sistem
penyimpanan kombinasi atau ganda merupakan suatu cara kompromi yang
memperbolehkan setiap unit untuk menyimpan dan memelihara arsip atau warkat
aktifnya sendiri di kendali pusat unit kearsipan.
Keuntungan Sistem Gabungan :
1.
Keseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali.
2.
Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya
arsip.
3.
Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan
lebih efisien dan efektif.
4.
Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan
jadwal retensi dan penyusutan arsip.
5.
Memberikan perasaan “aman” bagi manajemen atau
pengelola arsip.
Kelemahan
Sistem Gabungan :
1.
Problem yang melekat dalam masing-masing
sistem dapat muncul pada sistem kombinasi.
2.
Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara
bersama-sama dalam satu kesatuan.
A.
Record Management (
Manajemen Arsip)
ISO 15489: 2001
standar : mendefinisikan manajemen catatan sebagai “bidang manajemen
bertanggung jawab untuk kontrol yang efisien dan sistematis penciptaan,
penerimaan, pemeliharaan, penggunaan dan disposisi catatan, termasuk proses
untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis
dan transaksi dalam bentuk catatan ". Sebagai catatan manajemen
berkembang, juga telah memasukkan prinsip-prinsip integral scienceas informasi
"sarana pengolahan informasi untuk aksesibilitas optimal dan kemampuan
kita, berkaitan dengan originasi, koleksi, organisasi, penyimpanan, pencarian,
interpretasi, transmisi, transformasi dan penggunaan informasi" (Vakkari
dan Cronin, 1992). Prinsip-prinsip tersebut diadopsi oleh catatan manajer dalam
upaya meningkatkan akses dan penggunaan catatan. Menekankan penggunaan
teknologi dalam manajemen catatan, McDonald (1995) berpendapat bahwa
"catatan indeveloping menjaga solusi, perlu untuk memahami evolusi yang
mengambil tempat didalam penggunaan teknologi." Penerapan Teknologi
Informasi dan Komunikasi untuk pengelolaan catatan. Karena itu , akan pergi
jauh dalam membuat catatan tersebut diakses.Luciana Duranti (1996) dalam upaya
untuk menjelaskan konsep manajemen catatan dan hubungannya dengan merekam
menjaga sistem, mendefinisikan manajemen catatan sebagai "manajemen dari
waktu ke waktu, dari perspektif pencipta dan untuk tujuan yang dari catatan
pencipta, dari cara yang digunakan untuk mengontrol penciptaan mereka (misalnya
klasifikasi, pendaftaran, dan instrumen pengambilan), dan manusia , teknologi,
dan sumber daya ruang yang diperlukan untuk penanganan mereka, pemeliharaan,
dan pelestarian. Dalam definisi, Duranti berkaitan manajemen catatan untuk
sistem Record. Dia menyinggung fakta Manajemen Records dan Sistem Manajemen
Arsip harus berdampingan.
a.
Masalah Record
Management (Manajemen Arsip) di Rumah Sakit
Terkadang, Suatu rumah sakit mengalami
suatu kesulitan dalam penemuan kembali arsip elektronik karena data yang
disimpan dalam external media (disket, optikdisk) dijadikan satu dari
semua permasalahan dan juga data. Rumah sakit tersebut membutuhkan waktu yang
sangat lama untuk kegiatan pencarian data yang dibutuhkan. Akibat yang ditimbulkan adalah akan
terganggunya proses retrival arsip atau berkas rekam medis karena arsip
tidak tersimpan dalam satu tempat sehingga saat arsip atau berkas rekam medis
di butuhkan dalam proses pelayanan, maka akan membutuhkan waktu yang cukup lama
untuk menemukan arsip atau berkas rekam medis yang di butuhkan. Hal ini akan
mengganggu proses pelayanan terhadap penggunanya.
Dampak
selanjutnya, tenaga/pegawai yang dibutuhkan dalam proses temu kembali arsip
akan tersebut akan bertambah karena arsip yang disimpan tidak suatu tempat
penyimpanan, jadi secara otomatis tenaga yang yang dibutuhkan akan semakin
banyak untuk menemukan arsip tersebut.
Belum
lagi dampak lebih lanjut yang timbul dari penelusuran (temu kembali) arsip
tersebut. Masalah yang mungkin akan muncul adalah terkait dengan kualitas
pelayanan yang diberikan. Misal karena penemuan kembali arsip pasien
membutuhkan waktu yang terlalu lama, di sisi lain pasien juga ingin segera
mendapatkan pelayanan dari dokter, dokter juga harus segera mendapatkan arsip
pasien (contohnya berkas rekam medis) sebelum memberikan pelayan kepada pasien,
maka arsip pasien yang berupa berkas rekam medis tersebut seharusnya segera
ditemukan.
b.
Pengelolaan Record Management (Manajemen Arsip) di Rumah
Sakit
Oleh
karena permasalahan yang timbul akibat temu balik arsip yang kurang cepat
memiliki dampak yang paling banyak, maka diperlukan solusi bagaimana
pengelolaan arsip yang baik agar data yang dicari cepat ditemukan, di
antaranya:
1. Membuat sistem penyimpanan yang baik
agar dalam penemuan kembali berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.
2. Membuat sistem penjajaran
berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis yang ada di rumah sakit
tersebut.
Dalam
masalah tersebut, kita juga harus mengetahui tahap-tahapan arsip agar dalam
dasar tahapan tersebut kita bisa menerapkannya dalam manajemen kearsipan di
Rumah Sakit tersebut, tahap-tahap arsip sebagai berikut :
1. Penciptaan, dalam tahap penciptaan
yang perlu mendapat perhatian khusus yaitu hal-hal yang terkait dengan isi,
struktur, dan konteks arsip
2. Penggunaan, dalam segi penggunaan
arsip mempunyai beberapa kemudahan antara lain kemudahan akses terhadap
informasi yang dapat dilakukan secara langsung dan cepat, akses dapat dilakukan
secara bersamaan dan dapat digunakan langsung oleh banyak pengguna.
3. Pemeliharaan, hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam pemeliharaan arsip antara lain media simpan yang sesuai
dengan kebutuhan, dibuatnya struktur penyimpanan file, dan masalah pengamanan.
4. Disposisi (pembuatan jadwal
retensi), arsip yang sudah tidak digunakan harus dimusanahkan untuk mengurangi
beban kerja peralatan dan untuk peningkatan efisiensi.
Hal tersebut dapat juga dipecahkan
dengan cara mengelompokkan setiap masalah. Misalnya, masalah pelaporan
dibuatkan folder pelaporan, dan file-file yang menyangkut tentang pelaporan
dimasukkan dalam folder pelaporan tersebut. Mungkin dalam folder pelaporan juga
bisa dispesifikasikan lagi dengan membuat folder bulan (misal: Januari), maka
file-file yang berhubungan dengan pelaporan bulan Januari dimasukkan dalam
folder Januari di folder pelaporan itu sendiri. Begitu seterusnya untuk
masalah-masalah yang lain (misal: data pasien, bangsal, penerimaan pasien baru,
pasien meninggal, dan lain sebagainya). Dengan kata lain cara seperti ini
adalah mengindeks berdasarkan masalah-masalah rumah sakit. Solusi kedua adalah
dengan menggunakan pengorganisasian arsip kombinasi, yaitu penggabungan antara
pengorganisasian arsip sentralisasi dan desentralisasi. Didalam penanganan
arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau yang biasa
disebut dengan arsip aktif, dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan
arsip yang sudah kurang dipergunakan atau yang biasa disebut arsip inaktif,
dikelola disentral arsip. Dengan demikian, pengelolaan arsip aktif dilakukan
secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.Disini pemindahan
arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan
jadwal pemindahan (jadwal retensi) yang perlu disusun. Di samping itu sentral
arsip perlu memusnahkan arsip-arsipyang sudah tidak diperlukan lagi sesuai
dengan jadwal retensi. Sebelum dimusnahkan arsip-arsip itu perlu dipilih dan
diteliti, apakah arsip itu memeng sudah perlu dimusnahkan atau masih mempunyai
nilai-nilai tertentu (mengingat bahwa mungkin masih ada arsip/data yang sewaktu-waktu
dibutuhkan).
Langkah paling
sederhana juga dapat langsung membuka file-file masalah yang ada. Dengan kata
lain bahwa petugas/user langsung bisa membuka folder-folder masalah tersebut (explore),
karena secara otomatis apabila telah menggunakan solusi sebelumnya, maka
masalah-masalah tersebut telah terindeks. Cara lain adalah dengan langsung
menuju ke unit kerja masing-masing pengolah yang telah dilengkapi juga dengan
sistem komputerisasi dan arsip baik manual maupun elektronik.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Suatu
rumah sakit mengalami suatu kesulitan dalam penemuan kembali arsip elektronik
karena data yang disimpan dalam external media (disket, optikdisk)
dijadikan satu dari semua permasalahan dan juga data. Rumah sakit tersebut
membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencarian data yang
dibutuhkan. pelayanan
terhadap penggunanya.
B. Saran
Arsip harus disimpan dengan sistem yang baik untuk memperlancar
pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien maka hendaknya rumah sakit
menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi karena penyimpanan dan pengelolaan arsip akan
terpusat dalam satu tempat sehingga kemungkinan data tersebar kemana-mana dapat
diperkecil dan menggunakan sistem penjajaran arsip seperti berkas rekam medis
yaitu sistem nomer (Numeric Filing System) karena pada dasarnya arsip
tersebut mempunyai nomer rekam
medis yang unik, sehingga dapat membedakan berkas satu dengan yang lainnya dan
dalam proses temu kembali berkas dapat di temukan dengan cepat dengan cara
melihat nomor arsip tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
1. Sulistyo,Basuki.manajemen arsip dinamis,Gramedia
pustaka.2003.jakarta.
2.http://www.archives.gov/records_management/policy_and_guidance/automated_recordkeeping_requirements.html.
3.http://www.epa.gov/records/what/quest1.htm.
